Versie van 26 augustus 2026
1. Gegevensbeheerder en rollen
Vik Consulting SRL, Sans Soucistraat 112, 1050 Brussel, exploitant van het merk Thalionis, is verantwoordelijk voor de verwerking die nodig is voor het beheer van de site, prospects, rekeningen, veiligheid, facturatie en zijn eigen beoordelingen. Contact: assessment@thalionis.com · BTW BE 0693.674.615.
Wanneer een bedrijf Studio Thalionis gebruikt om zijn kandidaten of werknemers te evalueren, bepaalt dit bedrijf doorgaans de doeleinden van de evaluatie en treedt het op als gegevensbeheerder. Vik Consulting SRL treedt dan op als onderaannemer voor de hosting, het beheer en de technische productie van de cursus, met uitzondering van zijn eigen verplichtingen. Deze rollen zijn vastgelegd in het contract en de verwerkersovereenkomst.
2. Personnes concernées
Dit beleid heeft betrekking op sitebezoekers, prospects, klanten, bedrijfsmanagers, recruiters, consultants, externe kandidaten, geëvalueerde medewerkers en gebruikers van Studio- of Expert Thalionis-ruimtes.
3. Données traitées
- identiteit, contactgegevens, bedrijf, functie en taal;
- accountgegevens, toegangsrechten, verbindingslogboeken, IP-adres, tokens en gebruiksgeschiedenis;
- CV, fotografie, carrièrepad, diploma's, ervaring en professionele informatie;
- antwoorden op vragenlijsten, waaronder 120 analysevragen, resultaten, scores en analyses van gedragsprofielen;
- observaties uit interviews en scenario's, aantekeningen en aanbevelingen van adviseurs;
- communicatie, ondersteuningsverzoeken, bestellingen, kredieten, facturen en betalingen;
- technische gegevens die nodig zijn voor de veiligheid en goede werking van de dienst.
Thalionis vraagt geen gevoelige gegevens op zonder aangetoonde juridische en operationele noodzaak. Klanten en gebruikers kunnen alleen informatie invoeren die relevant is voor de functie en het beoogde doel.
4. Herkomst van gegevens
De gegevens zijn afkomstig van de betrokkene, het klantbedrijf, een geautoriseerde recruiter of consultant, de antwoorden die tijdens het assessment zijn gegeven en de technische systemen die worden gebruikt om de cursus te beveiligen. Wanneer de gegevens niet rechtstreeks van de persoon worden verkregen, ontvangt de persoon de vereiste informatie binnen de wettelijke termijnen.
5. Doeleinden en rechtsgrondslagen
- het verzorgen van de locatie, Studio en de beoordelingen: uitvoering van het contract of precontractuele maatregelen;
- applicaties beheren en rapportages maken: contract, gedocumenteerd gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of andere door de opdrachtgever bepaalde grondslag;
- accounts, bestellingen, tegoeden en facturen beheren: contractuele en wettelijke verplichtingen;
- de toegang beveiligen, misbruik voorkomen en de traceerbaarheid garanderen: legitieme belangen en veiligheidsverplichtingen;
- reageren op verzoeken: precontractuele maatregelen of legitiem belang;
- een commerciële communicatie versturen: toestemming indien vereist of legitiem belang binnen de toegestane grenzen;
- voldoen aan fiscale, sociale, gerechtelijke en reglementaire verplichtingen: wettelijke verplichting.
Toestemming wordt alleen gebruikt als deze een geldige grondslag vormt en kan op elk moment worden ingetrokken zonder eerdere verwerkingen te beïnvloeden.
6. Caractère obligatoire
De als verplicht gemarkeerde gegevens zijn noodzakelijk voor het aanmaken van het account, de identificatie van de kandidaat, de beveiliging of het afronden van het assessment. Hun afwezigheid kan de toegang tot de dienst of de productie van een rapport belemmeren. Overige gegevens zijn optioneel.
7. Kunstmatige intelligentie en menselijke controle
Bepaalde stappen kunnen worden ondersteund door een systeem van kunstmatige intelligentie om de verzamelde informatie te structureren, op elkaar af te stemmen en te synthetiseren. Het systeem beslist nooit over de aanwerving, promotie of ontwikkeling van een persoon. De resultaten worden gecontroleerd, gecontextualiseerd en gevalideerd door een competent persoon die ze kan wijzigen of afkeuren.
Voorafgaand aan het assessment krijgt de kandidaat passende informatie over het doel van de verwerking, de gebruikte gegevens, de bijdrage van AI, menselijke controle en hun rechten. Hij kan vragen om een begrijpelijke uitleg, wijzen op een fout, zijn standpunt naar voren brengen en om een menselijke beoordeling verzoeken. Thalionis bereidt ook zijn documentatie, governance en controles voor op de verplichtingen die vanaf 2 december 2027 van toepassing zijn op AI-systemen met een hoog risico.
8. Ontvangers en onderaannemers
De gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen van Vik Consulting, voor de betrokken klant, voor de consultants die aan de missie zijn toegewezen en voor de dienstverleners die essentieel zijn voor hosting, messaging, beveiliging, betaling, ondersteuning, documentaireproductie en technologische assistentie. Elke toegang is beperkt tot de noodzaak om te weten en contractueel geregeld.
9. Internationale overschrijvingen
Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte moeten worden verwerkt, is de overdracht gebaseerd op een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, waaronder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen. Informatie over deze garanties kunt u opvragen bij assessment@thalionis.com.
10. Houdbaarheid
- kandidatendossiers en rapporten: maximaal 24 maanden na einde van de cursus of het laatste contact, tenzij kortere instructies opdrachtgever, wettelijke verplichting of geschil;
- accounts en gebruiksgegevens: tijdens de contractuele relatie dan de duur die nodig is voor de sluiting en verdediging van rechten;
- boekhoudgegevens en facturen: voor de toepasselijke wettelijke periode;
- beveiligingslogboeken: gedurende een periode die evenredig is aan de beveiligings- en bewijsbehoeften;
- vooruitzichten: tot drie jaar na het laatste relevante contact, tenzij eerder verzet;
- proefgegevens: verwijderd of geanonimiseerd na sluiting van het account en noodzakelijke technische deadlines.
11. Beveiliging
Thalionis past passende technische en organisatorische maatregelen toe: toegangscontrole, rolscheiding, encryptie waar relevant, back-ups, logging, incidentbeheer, contractuele vertrouwelijkheid en regelmatige beoordeling van autorisaties. Geen enkel systeem kan echter een nulrisico garanderen.
12. Uw rechten
Onder de voorwaarden waarin de AVG voorziet, beschikt u over het recht op toegang, rectificatie, verwijdering, beperking, verzet en portabiliteit. U kunt uw toestemming intrekken en verzoeken om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op een geautomatiseerde verwerking en dat aanzienlijke juridische of soortgelijke gevolgen heeft.
Stuur uw verzoek naar assessment@thalionis.com, onder vermelding van uw identiteit en het onderwerp van het verzoek. Er wordt doorgaans binnen een maand gereageerd. Wanneer Thalionis als onderaannemer optreedt, kan het verzoek worden doorgegeven aan het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de verwerking.
13. Réclamation
U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel · contact@apd-gba.be · autoriteprotectiondonnees.be.
14. Cookies et mises à jour
Informatie met betrekking tot trackers is opgenomen in het Cookiebeleid. Dit beleid kan worden aangepast wanneer diensten of regelgeving evolueren. De toepasselijke versie en de datum ervan worden op deze pagina gepubliceerd.